給与計算クラウドソフトとは?

皆さんは、どのような方法で給与計算をしていますか?
・手で計算している
・エクセルを使って計算している
・社労士さん、税理士さんに依頼をしている
などでしょうか。
この記事を読んでくださっている方は、「クラウドの給与計算ソフトってどんなものだろう」「便利だったら使ってみようかな?」とお思いではないでしょうか。
そんな方のために、ここではクラウド給与計算ソフトで出来ること、クラウドソフトが苦手な事をご紹介します。

給与計算の流れ

給与計算の手順は、大まかに以下の通りです。

勤怠を確定させた後、支給額を計算する

控除額を計算する

総支給額が計算される

これで計算された総支給額を元に給与の振り込みを行います。

では、段階別にクラウドソフトの使い方を見ていきましょう。

支給額の計算

計算月の勤怠が締まったら、支給額を計算します。

まず基本給ですが、月給制、日給制、時給制で計算方法が異なります。

月給制の場合は、クラウドソフトに人ごとに基本給を設定しておけば自動反映されます。

時給制、日給制の場合も同様に、単価を人毎に設定しておきます。あとは、1ヶ月に出勤した時間、日数を入力すると基本給が自動で計算されます。ソフトによっては時給が2種類設定できるので、時間帯や業務によって時給が変わる人でも対応が可能です。

残業や休日勤務、深夜勤務で割増がある場合も、それぞれの時間を入力すれば、クラウドソフトが金額を自動で計算してくれます。現在の計算方法に合わせて、計算方法は細かく設定ができます。深夜手当を1.25で計算するか、もしくは0.25で計算するか設定ができます。

欠勤や遅刻、早退の控除も同様に、それぞれに時間を入力すると自動で計算されます。

その他の固定的な手当も、人ごとに登録をしておけば、毎月自動で反映されます。

交通費は月額支給で固定であれば設定するだけ、勤務日数に応じた場合も、単価を設定して勤務日数を入力すれば自動で計算がされます。

控除額の計算

支給額の計算が完了したら、次は控除額の計算をします。

まず社会保険料ですが、こちらも人ごとに設定ができます。協会けんぽの場合は、等級を設定すれば自動で控除額が計算され、金額の改訂も自動で行われます。また、支給者の生年月日を登録しておけば、40歳になる月から介護保険料も自動で控除されます。それ以外の健康保険も、金額を設定すれば自動で控除されますし、社会保険に入っていない人の設定も可能です。

雇用保険についても、加入者か否かを設定しておけば金額は自動計算されます。
源泉税の計算も、それぞれの従業員についてあらかじめ設定しておけば自動計算が可能です。甲乙丙のいずれに当てはまるかや、扶養親族情報の登録を行うと、それを元にその月の支給額と登録内容から源泉税が自動計算されます。

住民税の特別徴収は、毎月6月の改定時に金額の設定を行えば、1年間自動で控除されます。

それ以外に会社独自の控除項目がある場合は、毎月固定のものは従業員ごとに登録することで自動で反映されます。

クラウドシステムが苦手なもの

これらの計算はクラウドシステムが得意とするところですが、「毎月金額が変わるもの」はクラウドソフトは苦手としています。
・時給単価が毎月変わる
・成績によってインセンティブが発生する

といった場合は、それぞれ手で入力をする必要があります。

手で入力するものが残ると、手間がかかるだけでなく、入力ミスの危険性も高まりますので、毎月変わるものは極力減らしてからクラウドソフトを導入する事をおすすめします。

仕方なく手入力が残ってしまった場合、「1回」で「答えだけ」を登録する方法をおすすめしています。

先ほどの例ですと、インセンティブは成績によって支給額を決定してから給与ソフトに入力する場合がほとんどです。その場合は、決定した支給額を入力するだけなので比較的手間ではありません。

一方、時給単価が毎月変わる場合、1.単価を修正してから2.勤怠データを入力と二段階の入力が必要になります。あらかじめ基本給を計算してから入力する方法もありますが、それではクラウドシステムの「自動計算」の機能が生かしきれず、かえって手間を増やしてしまいおすすめできません。

導入は慎重に

このように、クラウドソフトを導入することで、便利になる面と融通が利かなくなる面が存在します。

それぞれのメリット・デメリットを把握したうえで、必要に応じて現在のやり方を変更することが、クラウドソフトを導入するときのコツと言えます。

弊社では、クラウドソフトの導入のお手伝いと併せて、より効率的にクラウドソフトを活用できるよう、現在の業務フローを見直すお手伝いもしております。
無料相談も行っておりますので、お気軽にお問合せください。