クラウドの導入は仕組みづくりから。

株式会社エスアンドシーの相良です。

新型コロナウイルスの感染拡大が日本全土を襲う中、1都3県を対象に2度目の緊急事態宣言が出されました。

「飲食店やカラオケ店の営業時間20時までに短縮」「職場への出勤者70%削減、20時以降の勤務抑制」ますます、経営判断が難しい局面が増え今後の見通しが立たない状況です。

ただその中にあってもやれる事はたくさんあります。会社全体の業務の見える化こそが、難しい経営判断をタイムリーに対応する秘訣だと思っています。

ここでは、「見える化経営」を進める上で大切な考え方と、そのメリットをお伝えしていきます。

「見える化」がもたらす効果

経営の見える化を進めることで、このようなメリットがあると考えています。

  1. 業務を標準化できる
  2. 業務を平準化できる
  3. 業務のノウハウが蓄積できる
  4. 課題を共有でき事前に手が打てる
  5. 想定外のトラブルに即座に対応できる
  6. 内部統制、コンプラインアンスが徹底できる
  7. 公平な評価ができる
  8. 社員同士の相互理解が深まる
  9. ビジョンが共有でき社員のモチベーションが上がる
  10. 採用活動にプラスにな

属人化した業務フローを標準化や平準化させることで品質を向上させる

仕組化する

特定の人だけが業務を行うことを属人化と言うのに対して、誰でも業務ができる状態にすることを標準化と言います。

属人化している業務を標準化する具体的な方法としては、まず業務を仕組化することです。一定の業務を誰でもできる仕組みにすることで、どの社員でも業務を遂行できるようになります。

業務が標準化されることで、誰がやっても同じレベルの成果が出せるようになれば、専門的な知識や技能がない社員でも問題なく業務に取り組めます。

マニュアルを作成する

さらに業務ごとにマニュアルを作成することで、社員が誰でも簡単に業務を行えるようになります。マニュアルを作成する過程で業務のプロセスが「見える化」されるので、今後の業務改善にもつながります。

最初から完璧なマニュアルを作ろうとするのではなく、まずは簡単な流れを書いたものを作成し、徐々にブラッシュアップしていくといいでしょう。

担当者が忙しい場合、少しずつ時間を取ってヒアリングしながら作成することをおすすめします。

品質を向上させノウハウを蓄積する

標準化はスキルの向上にもつながります。

誰もが担当できるようになれば、高品質の業務フローに触れることができ、知識やノウハウが習得されます。属人化していると質の高い成果物や業務の進め方を他の社員が知る機会がなく、一定のレベルで止まってしまいます。

標準化することで、社内全体のスキルがアップし、よい製品やサービスを生み出すことにもつながっていきます。

その質の高い業務フローをマニュアル化して行くことで会社全体のノウハウが蓄積されていきます。

人に偏っている業務を平準化させる

業務が見える化されることで、個々の能力に偏ることなく、誰でも一定の成果を出せるようになります。

担当する社員によって品質に大きな差がなくなるため、担当者以外が行った途端、大幅に時間がかかる、成果物のクオリティが変わる、ミスが増えるといった事態も避けられます。平準化によって、社員が平等に休暇を取得できたり、在宅勤務もスムーズに行うことが出来ます。

例えばある業務が特定の社員のみしか扱えない場合、特定の社員が休むことになった場合は業務が滞る可能性も考えられます。これでは特定の社員へ負担が大きく偏ってしまいます。

しかし平準化できた場合は社員に依存せずに業務の質を保つことができるため、社員全員が自らのタイミングに合わせて休暇を取得できます。また業務プロセスが統一されていることで、業務に取り組む時間の短縮にもつながります。

その分社員は新たなスキルを学ぶ機会やリフレッシュする機会を持てるなど、時間を有効的に使うことが可能です。

社員のモチベーションが上がり業績アップ、採用活動にもプラスになる

モチベーションUP

多くの会社では経営計画を作成していると思います。せっかく作成している経営計画書を、全社員に浸透させている中小企業の経営者の方は少ないと思います。

経営計画書の見える化を進めることでビジョンや経営戦略、営業方針といったものが目に見えるようになり、全社員に浸透していき社員のモチベーションや士気が高まってきます。

また、「見える化経営」におけるビジョンや戦略は、単に数字による目標設定だけではなく、業務フローも見えるので、自分たちの仕事がどのようにお客様に喜ばれているか、どう役に立っているかが明らかになり、日々の仕事に意義や価値を感じられるようになっていきます。

採用率UP

もはやお金のためだけに就職しようとする若者はほとんどいないと思います。仕事に意味と価値を与えその仕事をするうえでの貢献度、成長度を実感させることが大事になっています。

ビジョンや経営戦略を見える化することで、共感し共鳴した人が入社してきますので辞めずに勤めてくれます。

見える化は社員のモチベーションを上げることにも有効ですが、新しく採用しようとする新卒学生や中途採用者に対しても就職モチベーションを上げるため効果的です。

業績UP

見える化は、社員が互いの業務を理解しやすく相互理解が深まります。

深い相互理解によって、社員それぞれの強みを活かした業務への取り組みが可能になります。

例えば営業において新規開拓の方法を相談した際に、活動履歴などを見ながらスムーズで的確なアドバイスができます。

相談する社員は既存の方法を説明する手間も省けるため相談しやすく、社員同士の協力体制が整いやすくなります。

定着率UP

見える化は、やった仕事に対して公正かつ公平な評価を行うことが出来ます。

社員の日々の活動は捕捉されていますから、誰がどういう頑張りをして、どういう工夫をして、どう苦労していたかが、全て明らかになります。プロセスと結果の両方を見てバランスの良い評価を下すことが可能になります。

内部統制を徹底しながら経営課題をスピーディーに解決

課題を事前に手が打てる

経営判断には前年、前月、先週といった過去のデータが必要になりますが、それはあくまで、これから先どうするかを決めるためのデータです。

例えば、売上データや受注データは結果を表しています。売上や受注が結果として現れる前には、営業担当の活動状況や新規案件、見込み客からの問い合わせ件数、見積件数、見積金額など先行データが必ずあります。

そのプロセス途上である先行データの段階で必要な手を打っていけば多少なりとも結果に対して影響を与えることが可能になります。

内部統制、コンプライアンス

見える化を進めていくと社内の情報はガラス張りになりますから、社内の不正業務、ミスや抜け、漏れなども分かってきます。

社員が何をしているかが明らかになれば、不正のしようもありませんし、お互いチェックすることも容易にできます。

まとめ

時代が大きく変化して行く今、コロナ前の方法では通用しなくなっています。
先が予測できないことを前提に経営判断しなければなりません。

だからこそ、即時に対応できるよう「見える化経営」が大事だと考えています。
見える化を進めるにあたってデジタルツールは欠かせません。

今までの方法よりも、はるかに効果が期待できます。
これを機にDX化をお勧めしてます。

株式会社エスアンドシーでは、クラウド会計を中心としたバックオフィスのサポート業務を行っており、日次決算や数字の早期化に取り組んでいます。
経理のアウトソーシング業務も請け負っておりますので、お困りごとが御座いましたら、ぜひ弊社にご相談ください。

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