経理代行は仕組みづくりから。株式会社エスアンドシーの相良です。

多くの企業がテレワークを導入し新たな働き方を試みました。

今後、導入したテレワークをどうするのか。「回数を減らして維持するのか」「今までの働き方に戻すのか」、ニューノーマルへの考え方が経営者に問われています。

私たちもテレワークを導入し様々な課題に直面しました。解決できたこともありましたが、まだ解決出来てないことも沢山あります。

その当時まず私が考えたのは、「社員みんなが感染しない方法は何か」、「お客様に感染させない方法は何か」「この状況がいつまで続くのか」でした。そこでやれることはやろうと下記のことから始めました。

  1. 人との接触頻度を下げるためにテレワークを実施すること。
  2. テレワークを実施するにあたって社員の自宅の環境を整備する。
  3. テレワークに必要なカメラ付きノートPCの確保、モニターの確保。
  4. テレワークの取決めや運用ルールの作成。
  5. マスクが品薄だったのでなんとか探して確保すること。
  6. お客様への通知、お願い、状況説明。

1.テレワークを実施する

2月中旬ごろから準備を進めていましたが、3月の繁忙期中にテレワークを実施することでの社員への負担を考えて、3月末にテレワークを実施することを発表し、緊急事態宣言と合わせて4月7日からスタートすることに決めました。

3月末の発表に際し社員みんなの不安を和らげるため、雇用は必ず守ることと給料も今までと変わらず保証することを話しました。

2.社員の自宅のネット環境

社員全員に自宅のネット環境のヒアリングを行いました。ほぼ全員、有線、無線でのネット環境が整っていたので少しの整備で準備が出来ました。

これは実施してみてわかったことですが、無線のネット環境の場合長時間になるとネット環境が不安定になるケースが多くみられましたので、有線でできる場合は、LANケーブルを配布するなどして、環境を整えてもらいました。

3.カメラ付きノートPCの確保、モニターの確保

使用した機材等

  • surface10台
  • マック1台
  • レノボ2台
  • デル2台
  • モニター20台
  • 携帯電話10台

利用したツール

  • Chatwork
  • ZOOM
  • グーグルmeet
  • Whereby
  • Skype
  • スプレットシート
  • マネーフォワード
  • freee
  • キングオブタイム
  • Dropbox
  • DocuWorks
  • クラウドサイン
  • Salesforce

4.テレワークの運用ルールの取決め

今回一番大変だったのがテレワークの運用ルールをどうするかでした。
初めてのことにチャレンジするので出来るだけシンプルなルールにし、課題が出てきたらその都度変更して行こうと考えました。

  • テレワークに向く業務を選定しその範囲で行う
  • テレワークを実施する場所は自宅だけ
  • 出勤して働くのと同じ9時~18時
  • 電車、バスなど公共交通機関を利用する社員は原則テレワーク
  • 徒歩など人と接触しない社員は週に2~3日テレワーク
  • テレワーク手当、5000円/月支給する
  • 事前にテレワークする日程をカレンダーでみんなと共有
  • 朝礼と終礼を各職種のチームごとにZOOMで行う
  • その日の業務内容をカレンダーに記載し朝礼、終礼で報告
  • 日報の提出
  • Chatworkで各目的ごとにグループを作り質問、連絡、相談などの実施
  • 定例の会議はZOOMなどでWEB会議
  • 必要があればその都度WEB会議
  • お客様とは100%、WEB面談

「企業の働き方はコロナ以前には戻らない」と、いろんな経営者の方も言われていますが、私もそう思っていますし、変えるべきだとも考えています。

今まででも情報がネット上にあれば、どこからでも自在にアクセスできる環境でした。しかし技術としては確立していても、社会になかなか定着してこなかった。今回、新型コロナウイルスをきっかけに抵抗感が無くなってきています。現に電機、通信の最大手企業も50%以上在宅勤務を実施すると発表しています。

良い所、悪い所など、いろんな声が上がってきています。

「移動時間が無くなったので業務時間が増え効率が上がった」「会議はWEBの方が精度が上がる」「ビジネス用の机、椅子がないと腰がやばい」「特に経験の浅い若手社員の悩んでいる姿、困っている様子が分かりづらい」などなど。

緊急事態宣言は解除されましたが、また感染者が増えるなど第2波、第3波の心配もあり、なかなか先が見通せない状況です。

私たちエスアンドシーも週に1日~2日テレワークを継続しながら「メリット・デメリット」、「向いてる業務・向かない業務」など検証しお客様に還元できるようニューノーマルを構築していきたいと考えています。

総務省のテレワーク導入手順書
https://www.soumu.go.jp/main_content/000668432.pdf

(相良)